Привлечение фрилансеров для проектной работы. Как избежать ошибок и проблем


Собрать и управлять командой фрилансеров эффективно
Рекомендации по подбору и управлению фрилансерами

Часто, особенно небольшим компаниям, приходится решать временные локальные задачи, для которых требуются определенные специалисты. Нет смысла принимать их на постоянной основе в штат. Проще и выгоднее сформировать временную команду из тех же фрилансеров, что обойдется заведомо дешевле, чем работать со специализированным агентством.


Но здесь есть подводные камни. Подбор, управление и контроль такой временной команды — это особое направление менеджмента (администрирование проектов). Желательно либо разобраться в этом самостоятельно, либо привлечь опытного специалиста в сфере проектного менеджмента.


Начните с себя


  1. Вы должны четко понимать, какие задачи готовы передать стороннему специалисту или группе фрилансеров. Когда в голове у заказчика только размытые «хотелки», то исполнитель попадется соответствующий. Сформулируйте проблему, требующую решения, разбейте ее на блоки по специализации нужных исполнителей. Определитесь с конечным результатом, он должен быть четко измерим и понятен.

  2. Посчитайте бюджет. Да, фриланс выгоднее, чем работа со сторонней компанией. Но это не значит, что реальный профессионал будет работать за копейки. В погоне за демпингом вы скорее всего получите безответственных неопытных исполнителей, которые будут срывать сроки и выдавать некачественный результат.

  3. Назначьте одно контактное лицо для взаимодействия с фрилансерами. Сотрудник должен обладать компетенциями и полномочиями, либо иметь прямой выход на ЛПР (руководителя, собственника).

Если такого специалиста в компании нет, обратитесь к профессиональному посреднику. Поверьте, оплата его услуг — это экономия, а не дополнительные затраты. Особенно, когда проект достаточно сложный, требует участия разнопрофильных исполнителей, а сроки сжатые.

Заранее составьте техническое задание


Когда определитесь, какие специалисты вам нужны для реализации проекта, каждому из них составьте подробное ТЗ. Копирайтеру, дизайнеру, программисту, маркетологу. Нельзя ограничиваться простой, размытой постановкой задачи и пускать дело на самотек. Это приведет к конфликтам, срыву сроков и многим другим неприятностям.


Опять же, когда проект сложный, лучше всего обратиться за помощью к профессионалам. Это может быть отдельный специалист, который разработает техническое задание для каждого внешнего исполнителя. Либо проделайте эту работу совместно с фрилансером, которого вы подобрали в качестве исполнителя. ТЗ должно быть объективным, понятным, учитывать в равной мере интересы обеих сторон.


Техническое задание копирайтеру. Кто и как должен его составлять?


Отношение к техническому заданию со стороны фрилансера — это своего рода «лакмусовая бумажка» его добросовестности и профессионализма. Когда кандидат на удаленную работу сразу со всем соглашается и не задает никаких уточняющих вопросов, значит, либо он плохой специалист, либо ваш проект для него совсем не в приоритете. В обоих случаях есть риски срыва сроков и даже полного отказа от исполнения заказа в самый неподходящий момент.

Ошибка, когда заказчик, не прикладывая подробное ТЗ, пишет в объявлении: «Присылайте ваши расценки». Опытный фрилансер проектную работу по стоимости оцениевает только при выяснении всех нюансов. А вы рискуете получить отклики только от тех исполнителей, которые готовы браться за любую работу по 30 руб/1к збп. С соответсвующим отношением и результатом.

Ищите не где удобнее, а тех кто нужен


Популярные площадки для поиска фрилансеров хорошо известны:

  • специализированные и универсальные биржи;

  • соцсети, где существуют тематические группы специалистов, либо сообщества по рекрутменту;

  • друзья и знакомые;

  • прочие сервисы: Яндекс.Услуги, Авито и другие;

  • HR-сайты.


Каждый из сервисов имеет свои плюсы и минусы. На биржах нужно регистрироваться, платить процент самой площадке. Но зато вы сразу получаете доступ к большому количеству кандидатов, рейтинговую оценку, гарантии добросовестности со стороны администрации.


В ВК, ФБ и ТГ нужно регистрироваться, чаще всего платить за публикацию вакансии. Либо тратить достаточно много времени на поиск подходящего специалиста, переписку и выяснение уровня его подготовленности, репутации и надежности. То же самое с Яндекс.Услугами и Авито. Хотя площадка Яндекса дает возможность оценивать кандидата по рейтингу, отзывам, верификации, проводить безопасную оплату.


Подбор исполнителя по рекомендации считается самым надежным способом наладить долгосрочные взаимоотношения с проверенным фрилансером. Но такой вариант резко снижает выбор.


На сайтах типа HH.ru и Зарплата.ру чаще подбирают сотрудников для постоянного трудоустройства. Фрилансеры-временщики тоже публикуют там резюме, но принцип работы площадок все-таки больше подходит для поиска сотрудников на длительный или постоянный срок.


Лучше задействовать несколько площадок, особенно при срочном поиске разных специалистов в команду. Когда реализуете разовый проект, опять же, воспользуйтесь услугами стороннего помощника, который хорошо разбирается в специфике фриланса. Так вы сэкономите время и минимизируете риски.


10 инсайдов как нанять хорошего исполнителя-фрилансера


Составьте и контролируйте график работ


Важный момент взаимодействия с внештатным сотрудником — налаживание коммуникаций и соблюдение плана работ. После согласования ТЗ, следующим шагом должно быть составление графика проведения работ и оплаты. Сложный, длительный проект следует разбить на этапы и обязательно соблюдать их. Не только исполнитель, но и заказчик должен быть постоянно на связи, чтобы решать нештатные срочные проблемы. Это еще и вопрос безопасности, когда взаимодействие происходит в первый раз. Даже нахождение в разных часовых поясах может создать сложности оперативного взаимодействия.


Риски недобросовестности, в том числе по стечению обстоятельств, разделяют заказчик и исполнитель в равной мере. Поэтому разбивка на этапы минимизирует возможные форс-мажоры для обеих сторон. Частичная оплата по промежуточным результатам удобна фрилансеру. Проверка качества и своевременности сданной работы по реперным точкам оставляет заказчику возможность для маневра в случае возникновения угрозы срыва проекта.


Формализовывать или нет взаимоотношения юридически


Многие фрилансеры стараются работать без юридического оформления, особенно в краткосрочных проектах. Для заказчика такой вариант тоже бывает выгоден в силу ряда причин. Но эта экономия и простота увеличивают риски для обеих сторон.


Поэтому при первом взаимодействии тщательно проверяйте добросовестность кандидата. Проще всего это сделать на бирже или Яндекс.Услугах. Хотя высокий рейтинг не гарантирует, что исполнитель в какой-то момент просто не «кинет» в силу разных обстоятельств. Да и наличие юридически оформленного договора ГПХ с физлицом, в том числе самозанятым, не служит гарантией добросовестности исполнителя. Иногда затраты на судебные разбирательства превышают сумму, которая была потеряна заказчиком из-за недобросовестного поведения исполнителя.


Как определить мошенников среди заказчиков и фрилансеров


Не забывайте о психологическом аспекте выстраивания отношений со «свободными исполнителями». Фрилансер — это не наемный сотрудник. Он скорее подрядчик, иногда даже партнер. Странно будет, если вы начнете раздавать команды руководству и сотрудникам рекламного агентства, с которым заключен договор оказания услуг. Из-за психологического давления, навязывания своего видения, как должен работать специалист, профессиональный фрилансер может прервать с вами отношения. Вы потеряете не только время, но и хорошего исполнителя.


Держите под рукой запасные варианты


Ненадежность фрилансеров, отсутствие прямого контроля за ними — основное препятствие, по которому многие компании отказываются от такого типа взаимоотношений с исполнителями. Особенно это касается крупных бизнесов. В то же время, правильное администрирование проектной деятельности минимизирует риски. Выгоды от временных команд очевидны:

  • быстрое нахождение разнопрофильных специалистов с высокой квалификацией и опытом;

  • гибкость взаимоотношений и управления;

  • экономия средств;

  • четкая мотивация на результат со стороны фрилансера;

  • возможность сосредоточиться на стратегических компетенциях бизнеса.


Один из способов минимизировать риск внезапного выхода фрилансера из проекта — создание страховки в виде альтернативных кандидатов. При выборе исполнителя в любом случае будут рассматриваться несколько кандидатур, прошедших первичный отбор. Постарайтесь сохранить с ними хорошие отношения, даже направляя письма «К сожалению, мы выбрали другого исполнителя». В большинстве своем фрилансеры очень адекватные люди и выгоду от сотрудничества ставят выше личных обид и амбиций. А у вас сохраняется возможность быстро заменить исполнителя, который вдруг пропал со связи, либо результаты его работы совсем не удовлетворяют.


Опять же, чтобы оперативно решать вопросы по замене исполнителей, рекомендую воспользоваться услугами т.н. «посредников». Такие специалисты-администраторы, сами будучи фрилансерами, очень хорошо разбираются в специфике рынка, знают психологию и требования заказчиков и исполнителей. Чаще всего у них есть списки добросовестных фрилансеров, структурированные по специализации, уровню компетенций. Многие формируют постоянные команды, которые точно не подведут в критический момент. Сторонний менеджер проектов минимизирует и финансовые риски.


Личный пример формирования и управления командой фрилансеров


Ко мне обратился владелец нескольких бизнесов, одним из направлений была распродажа товаров сезонного спроса. Необходимо было организовать и провести разовую рекламную кампанию. В проекте я выступил как маркетолог, копирайтер и менеджер. Дополнительно требовались субподрядчики: дизайнер, видеомонтажер.


Этапы работы:

  1. Мною были составлены и согласованы технические задания для каждого из специалистов.

  2. Созданы слоганы, прототип макета печатных рекламных материалов, сценарий видеоролика.

  3. Произведен поиск соисполнителей, в первую очередь дизайнера.


Здесь начались первые сложности. Я задействовал специализированные площадки Фейсбук, ВКонтакте, Телеграм и Яндекс.Услуги. В общей сложности работой заинтересовались более пятидесяти дизайнеров-фрилансеров. Оплачиваемое тестовое задание выполнили… пять. Остальные просто попали со связи. Хотя согласованные расценки за данную работу были выше среднерыночных, предусматривалась предоплата 50%.


В процессе исполнения заказа возникли такие проблемы:

  • исполнитель, находясь в Германии, не мог оперативно коммуницировать с нами;

  • у заказчика оказался партнер, мнение которого иногда расходилось с видением компаньона, что затрудняло процесс согласования;

  • заказчик часто и надолго пропадал со связи, затем требовал решения промежуточных задач в пожарном режиме;

  • дизайнер взялась за видеомонтаж ролика, хотя не обладала достаточной компетенцией.


В результате сроки сдачи проекта были сорваны. Мне пришлось срочно искать нового исполнителя для создания ролика (это удалось). Также для последующей работы я отказался от услуг этого дизайнера.


В дальнейшем мы продолжили сотрудничество с заказчиком. Я сменил еще трех дизайнеров, причем один из них не вернул предоплату. Студия видеозаписи, которая нас выручила в первом проекте, остается основным исполнителем по заказам видеоматериалов. Последний дизайнер ведет себя достаточно адекватно и профессионально. Если не будет срывов, то этот фрилансер обеспечит себе постоянную, достаточно хорошо оплачиваемую работу.


Согласитесь, что при отсутствии такого промежуточного исполнителя, как менеджер проекта, у заказчика возникли бы куда более серьезные проблемы. В данном случае мой опыт работы заказчиком и исполнителем-фрилансером позволил оперативно решать неизбежные в подобных проектах проблемы. По результатам была проведена работа над ошибками, выработаны технологии их избежания. Следующая аналогичная кампания прошла уже практически без сучка и задоринки.


 
google-site-verification=L_PzY8CiiYFI-TnrOMrC7nbSgJkMHG8d6_MP311Q4Aw